خمس طرق يمكن للتكنولوجيا من خلالها تقليل الأعمال المكتبية المتكررة
1) أتمتة إدخال البيانات اليدوي من المستندات الممسوحة ضوئياً أو الورقية
لا تزال العديد من مهام المكاتب تتطلب إدخال البيانات يدويًا من المستندات الورقية والفواتير والنماذج والإيصالات والتقارير الممسوحة ضوئيًا. وهذا يستنزف الكثير من الوقت الثمين. كما أن الأخطاء واردة بسهولة، خاصةً عند التعامل مع مستندات طويلة أو ملفات كثيرة. يمكن أتمتة هذه المهمة المتكررة باستخدام أداة لتحويل الصور إلى نصوص. ما عليك سوى تحميل صورة المستند، وستقوم الأداة باستخراج النص تلقائيًا في غضون ثوانٍ. هذا من شأنه أن يقلل بشكل كبير من كمية الكتابة اليدوية المطلوبة. تقوم الأداة بتحويل النصوص المطبوعة إلى نصوص رقمية قابلة للتعديل في ثوانٍ. إليك مثال على إحدى هذه الأدوات:
هذا يُلغي الكثير من أعمال الكتابة المتكررة. لم يعد الموظفون مضطرين لقضاء ساعات يوميًا في إعادة كتابة نفس المعلومات من المستندات الورقية أو الممسوحة ضوئيًا. بإمكانهم ببساطة تحميل الصورة والحصول على النص المستخرج. هذا يوفر الوقت ويقلل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي.
2) تحسين التعاون بين أعضاء الفريق باستخدام الأدوات السحابية
يُعدّ تبادل الملفات عبر البريد الإلكتروني مهمة متكررة بحد ذاتها. أرفق ملفًا، أرسله، يقوم أحدهم بتعديله، ثم يعيده، وهكذا تجد خمس نسخ مختلفة متداولة دون أن يعرف أحد أيها الأحدث. هذا ما تُجيده أدوات الحوسبة السحابية. فبدلاً من تبادل الملفات عبر البريد الإلكتروني في كل مرة يحدث فيها تغيير، نعمل جميعًا على الملف نفسه، في الموقع المشترك نفسه . ويتم تحديث التغييرات في الوقت الفعلي، فلا مجال للالتباس بشأن النسخة الحالية. يُعدّ Google Drive حلاً مثالياً لهذا النوع من المهام.
هذا يوفر الكثير من الجهد المبذول في المراسلات المتكررة التي كانت تستغرق وقتًا طويلاً يوميًا. يمكن للفرق فتح نفس المستند في وقت واحد وتعديله والتعليق عليه دون الحاجة إلى عملية إرسال الملفات وإعادة إرسالها بشكل متكرر لا نهاية له لمجرد التوافق على نفس الصفحة.
3) تقليل الوقت المستغرق في التواصل الروتيني
تتبع الكثير من الاتصالات المكتبية نمطاً متكرراً : نفس نوع رسائل البريد الإلكتروني للتحديثات، ونفس التقرير الأسبوعي، ونفس التذكيرات المرسلة إلى أشخاص مختلفين. إن إعادة إنشاء هذا النمط في كل مرة مضيعة للوقت على شيء يتكرر بالفعل. تُسهّل القوالب جزءًا كبيرًا من هذه المشكلة. احفظ قالبًا مناسبًا مرة واحدة للرسائل الإلكترونية أو التقارير الشائعة. ثم في المرة القادمة، ما عليك سوى ملء التفاصيل المتغيرة بدلًا من إعادة كتابة كل شيء من البداية. يُعدّ استخدام مستندات مشتركة بتنسيق تقرير موحد يتبعه الجميع خيارًا جيدًا أيضًا. فلا داعي لإعادة بناء الهيكل في كل مرة يحين موعد التقرير. يمكن أتمتة بعض هذه المهام بشكل أكبر، مثل رسائل البريد الإلكتروني المتكررة أو التقارير المجدولة التي يتم إعدادها مرة واحدة وإرسالها تلقائيًا بعد ذلك. وبجمع كل ذلك، نجد أنه يقلل بشكل كبير من العمل الروتيني الذي يستنزف ساعات طويلة كل أسبوع.4) إعداد التذكيرات والجداول الزمنية التلقائية
إنّ تتبّع المواعيد النهائية والاجتماعات والمتابعات يدويًا يستنزف طاقة ذهنية أكبر مما يدركه الناس عادةً. إذ يجب على شخص ما أن يتذكر التحقق، ويتذكر المتابعة، ويتذكر ما هو مستحق ومتى. وهذا التتبّع الذهني المستمر يتراكم ليصبح نوعًا من العمل المرهق والمتكرر. يمكن لأدوات التقويم وأتمتة المهام أن تحل محل هذه المهمة الشاقة. ما عليك سوى تحديد موعد نهائي أو اجتماع مرة واحدة، وسترسل الأداة التذكير تلقائيًا. يُعد تقويم جوجل أداةً جيدةً للاستخدام في هذا الصدد.
لا حاجة لأي شخص أن يحفظ ذلك التاريخ في ذهنه أو أن يتحقق يدوياً من التقويم كل صباح لمجرد التأكد من عدم تفويت أي شيء .
وهذا يعني أيضاً أنه لم يعد شيء يعتمد على ذاكرة شخص واحد. فإذا كان هناك موعد للمتابعة، سيذكرك النظام بذلك تلقائياً في الوقت المناسب.
